Der Aufbau der PROX Datenbank ist hierarchisch (siehe Abbildung 1). Dabei gibt es zwei Wurzelemente:
- Besprechungen: Der Bereich in welchem alle Besprechungen gesammelt werden. Die Meetings können dabei über Meetingordner strukturiert verwaltet werden.
- Arbeitsbereich: In diesem Bereich werden alle Projekte gespeichert und verwaltet.
In beiden Bereichen werden sogenannte Elemente (Abbildung 2) verwendet um die Inhalte zu verwalten. Diese Elemente werden aus Gründen der leichteren Identifizierbarkeit im Besprechungsbereich in einem Grünton und im Arbeitsbereich in einem Blauton dargestellt.
Links oben im Element befindet sich ein Symbol welches den Elementtyp kennzeichnet. Der Inhalt dieses Elements ist dabei folgendermaßen gegliedert:
- Titel: Titel des Elements
- Variablen: Die Variablen enthalten die Informationen wie Zieldatum, Deadline oder Verantwortliche Person. Mit den Variablen wird das Element somit verwaltet.
- Blöcke: Die Blöcke enthalten die Informationen zum Element. Dabei können Textblöcke, Graphikblöcke und auch Blöcke für das speichern von Anhängen in beliebiger Anzahl zu jedem Element dazugefügt werden.